Kadry i płace – jak uniknąć kłopotów?

„Kadry i płace” oznaczają wszelkie czynności polegające na zatrudnianiu i rozliczaniu pracowników. To jedna z najważniejszych części prowadzenia działalności gospodarczej, której nie możemy zaniedbywać. Jeśli tego nie dopilnujemy, może się okazać, że będziemy musieli zapłacić wysokie kary w ZUS, PIP ( Państwowa Inspekcja Pracy) czy innych organów mające prawa do przeprowadzania kontroli w firmach.
Na czym polega zarządzanie kadrami i płacami i co możemy zrobić, żeby ułatwić sobie ten proces?

Kadry i płace – obowiązki pracodawcy

Posiadanie pracowników wiąże się z wieloma obowiązkami, które mogą przerosnąć początkującego przedsiębiorcę. Pracodawca jest płatnikiem ZUS, a w momencie, kiedy zaczyna zatrudniać ludzi, będzie musiał płacić składki również za swoich pracowników. Okazuje się więc, że posiadanie pracowników nie oznacza wyłącznie wypłacania im ich wynagrodzenia, ale też wiele innych opłat oraz formalności.
Składki, które będziemy musieli płacić zależą od tego w jaki sposób rozliczamy się z pracownikiem. Dla przykładu:
• Na podstawie umowy o pracę – płacimy wszystkie składki,
• Na podstawie umowy zlecenie – ustalane indywidualnie od sytuacji naszej pracownika ( np. czy jest zatrudniony w innych przedsiębiorstwach)
• W przypadku umowy ze studentem do 26 roku życia – składki są dobrowolne, nie musimy też płacić za ubezpieczenie wypadkowe i chorobowe.
Ważne jest też to, że jako pracodawca będziemy musieli płacić składki też za siebie. Osoby, które płacą mały ZUS, będą musiały opłacać tylko składki zdrowotne i społeczne, a ci na dużym ZUSie, dodatkowo zapłacą też za Fundusz Pracy.
Wszystkich opłat jest więc całkiem sporo i bardzo ważnym jest to, żeby dopilnować, żeby każde z nich zostały zapłacone w terminie. Jeśli tego nie zrobimy, może się okazać, że będziemy musieli zapłacić wysoką karę za spóźnienie.

Czym zajmuje się dział kard i płac?

Praca tej części firmy jest stosunkowo złożona. Wszystko zaczyna się w momencie, w którym chcemy zatrudnić pracownika. HR będzie musiał zająć się sprawdzeniem kandydatów na dane środowisko i upewnieniem się, że mają oni odpowiednie kwalifikacje. Jednak to jest dopiero początek. Kolejnym etapem będzie zatrudnienie wybranego kandydata, podpisanie z nim umowy oraz ustalenie wysokości jego wynagrodzenia.
Tak naprawdę w tym momencie dopiero zaczyna się trudniejsza część pracy działu HR i pracodawcy. Będziemy musieli dopilnować, żeby wynagrodzenie trafiało do zatrudnionego pracownika na czas i w odpowiedniej wysokości. Musimy tutaj uwzględnić wszelkie premie i dodatki do podstawowej wypłaty. Ważne jest też to, że przecież zatrudniamy osoby na różnych umowach, w których określone są przeróżne zasady. Dodatkowo, będziemy musieli też zadbać o to, żeby odprowadzić wszelkie składki związane z zatrudnieniem pracownika. Wszystko to może sprawić, że zarządzanie firmą stanie się bardzo trudne.

Dlaczego kadry i płace są tak ważne?

Przede wszystkim, musimy pamiętać, że w tym dziale znajdą się wszelkie informacje dotyczące pracowników, których zatrudniamy. Nie chodzi tutaj tylko o ich wynagrodzenie i składki, które za nich płacimy, ale też o zakres ich obowiązków i to, co wnoszą oni do naszego biznesu. W związku z tym, rzetelne prowadzenie księgowości w tym dziale jest tak ważne. Dodatkowo, w przypadku, kiedy firma zaczyna się rozrastać, dopilnowanie wszystkiego staje się jeszcze trudniejsze. Pracowników robi się więcej, a my musimy zadbać o to, żeby każdy dostał swoje pieniądze w terminie i, żeby wszystkie składki w ZUS zostały zapłacone.
Oprócz tego, w pracy bardzo łatwo o konflikty dotyczących świadczeń pieniężnych. Może się okazać, że przez niedopilnowanie nie zapłacimy komuś odpowiedniej ilości gotówki. Może to powodować poważne konflikty w firmie. W umowie, którą podpisujemy z pracownikiem ustalmy konkretną kwotę za jego pracę ( musimy pamiętać, że nie może być ona niższa niż minimalne wynagrodzenie w danym roku – w 2019 roku wynosi one 2.250 zł natomiast w 2020 roku kwota ta wzrośnie o 350 zł co daję kwotę 2.600 zł . Ważnym aspektem jest to żeby wynagrodzenie zostało wypłacone terminie. Niedopełnienie tego obowiązku może spowodować poważne konsekwencję.
Nie jest to jedyna rzecz niedopilnowania wszystkich opłat. W przypadku, kiedy zapomnimy o zapłacie którejś ze składek za naszych pracowników, może się okazać, że będziemy musieli zapłacić wysoką karę. Taki wydatek może bardzo obciążyć firmowy budżet. W takim przypadku będziemy musieli zapłacić nie tylko za zaległe składki, ale też za odsetki związane z nieterminową spłatą oraz kary za upomnienia. Dodatkowo należy pamiętać, że niewypłacenie wynagrodzenia w terminie oraz nie uiszczenie opłat urzędowy odbierze nam prawo zaliczenia w koszty podatkowe poniesionych wydatków. Wszystkich tych dodatkowych kosztów możemy w bardzo łatwy sposób uniknąć.

Jak uniknąć przykrych konsekwencji?

Rozwiązaniem jest rzetelne prowadzenie księgowości związanej z działem kard i płac. Dzięki temu znacznie łatwiej będzie nam zadbać o to, żeby płacić wszystko w terminie i uniknąć konfliktów w firmie.
Najlepszym wyjściem będzie oddanie tej części księgowości zewnętrznemu biurowi rachunkowemu. Dzięki temu, że będzie się ono zajmowało wyłącznie płatnościami jednego rodzaju, nie będzie tutaj miejsca na pomyłki, które mogą nas sporo kosztować. Biuro księgowe zadba o to, żeby wszystkie opłaty zostały wykonane w terminie i udokumentowane. Prowadzenie księgowości kard i płac sprawia problemy wielu firmom, więc przekazanie tego kłopotu rzetelnej, zewnętrznej firmie będzie najlepszym rozwiązaniem.
Bardzo ważne jest tutaj to, żeby wybrać biuro rachunkowe, które jest rzetelne a swoje usługi świadczy w sposób profesjonalny.

Podsumowując…

Samodzielne prowadzenie rachunkowości z działu kard i płac jest bardzo trudne, więc zdecydowanie rozsądniej będzie przekazać to zadanie zaufanej firmie. W ten sposób będziemy mogli mieć pewność, że nie pojawią się tutaj żadne zaniedbania. Kadry i płace są bardzo delikatnym działem i jednym z najważniejszych w całym przedsiębiorstwie, dlatego nie możemy ich lekceważyć.
Nasze biuro „AUDYTOR” Rachunkowo – Audytorskie współpracuję z wieloma firmami prowadząc ten obszar dokumentacji. Jeśli szukasz w swojej firmie, osoby lub biura która w sposób profesjonalny będzie prowadzić kadry i płacę kliknij zakładkę kontakt i bądź spokojny o swoje rozliczenia.