Księga przychodów i rozchodów – dla kogo i dlaczego warto?

Księga przychodów i rozchodów KPiR jest przeznaczona dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Na jej podstawie możemy rozliczyć się z urzędem skarbowym w zakresie podatkowym. To najpopularniejsza forma prowadzenia rachunkowości w mikroprzedsiębiorstwach oraz jednoosobowych działalnościach gospodarczych. Ale na czym polega prowadzenie KPiR i jakie korzyści może z tego mieć nasza firma?

Czym jest księga przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów jest narzędziem księgowym, które pozwala nam na prowadzenie bieżącej ewidencji księgowej przychodów i wydatków w firmie. Obecnie nie ma prostszego sposobu na rozliczenie przedsiębiorstwa, dlatego tak wiele osób się na nią decyduje.

Co musimy umieścić w KPiR?

• nasze przychody,
• wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej,
• wydatki związane z zakupem towarów handlowych,
• koszty prac mających na celu rozwój przedsiębiorstwa.

Okazuje się jednak, że nie wszystko możemy wpisać do księgi przychodów i rozchodów. Nie powinny się tam znaleźć zaliczki, które dostajemy na poczet sprzedaży lub wykonania usługi. Możemy umieścić tę kwotę dopiero w momencie, kiedy dostaniemy ją w całości. Co więcej, nie powinniśmy umieszczać tam pomocy na rozpoczęcie działalności, takich jak dotacje z Urzędu Pracy.

Księga przychodów i rozchodów – najprostszy sposób na rozliczenie się z urzędem skarbowym

Nie bez powodu tak wiele osób decyduje się na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów w swojej firmie. Jest to najprostszy sposób na to, żeby rozliczyć się z urzędem skarbowym. Dlatego też najczęściej jest on wybierany przez mikroprzedsiębiorstwa i mniejsze spółki. Rzetelne prowadzenie tego dokumentu jest wtedy bardzo łatwe.

Dodatkową zaletą tego rozwiązania jest to, że w jego przypadku płaci się podatek tylko w momencie, kiedy osiągniemy dochód, a nasz wynik finansowy będzie dodatni. To kolejny  powód, dla którego decydują się na nie małe firmy, w których liczy się każdy grosz. W ten sposób będziemy odprowadzać podatek za faktyczne transakcje, które miały miejsce i nie będziemy tracić pieniędzy w momencie, kiedy w danym miesiącu nie uda nam się nic zarobić. Firmy na początku działalności dopiero się rozwijają i może się okazać, że będą miały słabsze miesiące, w których nie będą wychodzić na plus. Księga przychodów i rozchodów pozwala nam na takie przypadki i chroni nas przed stratami finansowymi. Możemy tutaj też uwzględnić od razu koszty uzyskania przychodu i na bieżąco wpływać na to, jak wysoki podatek zapłacimy.

Elektronicznie czy na papierze?

Sporą zaletą księgi przychodów i rozchodów jest to, że można prowadzić ją elektronicznie, na przykład za pomocą przeróżnych programów do księgowości. Musimy jednak pamiętać, że nie możemy przechowywać tych danych e formie elektronicznej. Będziemy musieli drukować księgę raz w miesiącu, do dwudziestego dnia miesiąca. Przechowywanie papierowej wersji dokumentacji pozwoli nam na okazanie jej w przypadku kontroli. Ważne jest też to, żeby przechowywać ją podzieloną na okresy rozliczeniowe. Pilnowanie porządku z dokumentacji finansowej będzie bardzo istotne.

Jak długo można prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Czasem może się okazać, że nie będziemy mogli już dłużej prowadzić KPiR i będziemy musieli przejść na pełną księgowość. Niemniej jednak, będzie to dla nas dobra wiadomość, bo musimy to zrobić w momencie, kiedy firma osiągnie 1,2 mln złotych netto w sprzedaży w ciągu roku. W takiej sytuacji będziemy zmuszeni zacząć prowadzić pełną księgowość, która również ma swoje zalety.

KPiR – raport z działania naszej firmy

W związku z tym, że w księdze przychodów i rozchodów zapisujemy wszystkie wpływy i wydatki, które pojawiają się w naszym przedsiębiorstwie, dokument ten stanowi świetny raport z działania całej firmy. Możemy w prosty sposób zobaczyć na co wydajemy pieniądze i jakie są najważniejsze źródła naszego przychodu. W związku z tym, zarządzanie przedsiębiorstwem staje się dużo łatwiejsze.

Planuj swój budżet za pomocą księgi przychodów i rozchodów

W związku z tym, że księga przychodów i rozchodów pokazuje nam wyraźnie jak prezentują się nasze przychody i wydatki, możemy z łatwością wyciągnąć wnioski dotyczące naszego firmowego budżetu. Może się okazać, że jest coś, na co wydajemy dużo pieniędzy i jest to zupełnie niepotrzebne. Możemy być nawet nieświadomi tego, że tracimy gotówkę na coś, co nie do końca jest niezbędne. Dzięki KPiR możemy poszukać spososów na ograniczenie tego rodzaju wydatków, dzięki czemu przedsiębiorstwo zacznie zarabiać więcej.

Z drugiej strony, możemy tam też zauważyć przychody, które moglibyśmy nieco poprawić. Może jest jakiś produkt, którego sprzedajemy dużo i warto zwiększyć jego nakład firmy? A może mamy jakiegoś klienta, który jest w stanie dużo zapłacić za nasze usługi i powinniśmy poświęcić więcej czasu na budowanie relacji między naszą dwójką? Gdyby nie księga przychodów i rozchodów, moglibyśmy nigdy nie zorientować się, że takie sytuacje mają miejsce. Za to, dzięki niej możemy zacząć pracować nad rozwojem przedsiębiorstwa i rozwiązywaniem problemów, których teraz jesteśmy świadomi.

Oprócz tego, podstawową funkcją KRiP jest pokazanie nam jakie są nasze przychody i rozchody w każdym miesiącu. Co za tym idzie, widząc dane z poprzednich miesięcy będziemy w stanie zaplanować budżet na kolejne. Raporty pokażą nam ile wydajemy w miesiącu i ile pieniędzy pozostaje nam po zakupieniu wszystkich najpotrzebniejszych przedmiotów. W ten sposób możemy znaleźć dodatkową gotówkę, która pozwoli nam na rozwój przedsiębiorstwa.

Podsumowując…

Księga przychodów i rozchodów nie bez powodu jest najpopularniejszą formą prowadzenia ewidencji wpływów i wydatków w firmie. Pozwala nam ona na przeprowadzenie bardzo prostej analizy finansowej naszego przedsiębiorstwa i lepsze zarządzanie dostępnym budżetem. W dodatku samo prowadzenie jej jest bardzo proste, w związku z czym często decydują się na nią małe biznesy, które dopiero raczkują w tym świecie i jeszcze uczą się o zasadach prowadzenia firm w Polsce.